Seyyed_arc/docs/help-content/791-sales-invoice.html

<p>فاکتور فروش، اصلی‌ترین سند روزمرهٔ بسیاری از کسب‌وکارها در حسابیکس آرک است. هر بار که کالا یا خدمتی به مشتری می‌فروشید، باید یک <strong>فاکتور فروش</strong> ثبت کنید تا هم مبلغ فروش در حساب‌ها بنشیند، هم (در صورت نیاز) موجودی انبار کم شود، هم بتوانید بعداً گزارش فروش و ماندهٔ مشتری را ببینید.</p>

<p>در این درس فرض می‌کنیم می‌خواهید یک فاکتور فروش <strong>قطعی</strong> (نه پیش‌فاکتور) صادر کنید. اگر تازه‌کار هستید، ابتدا مطمئن شوید پیش‌نیازها را دارید؛ سپس قدم‌به‌قدم هر تب را با هم پر می‌کنیم.</p>

<h2>این درس برای چه کسی است؟</h2>
<ul>
<li>صاحب فروشگاه یا شرکت که اولین فاکتور فروش را می‌زند</li>
<li>حسابدار یا منشی که باید فاکتور را دقیق و مطابق پنل واقعی ثبت کند</li>
<li>کسی که فاکتور می‌زند ولی نمی‌داند تفاوت <strong>پیش‌نویس</strong>، <strong>پیش‌فاکتور</strong> و <strong>قطعی</strong> چیست</li>
</ul>

<h2>مسیر منو</h2>
<p>دو راه رایج برای رسیدن به فرم فاکتور جدید:</p>
<ol>
<li><strong>فاکتور</strong> (منوی کناری، بخش حسابداری) ← در صفحه لیست فاکتورها، دکمه <strong>افزودن فاکتور</strong> یا آیکون <strong>+</strong> کنار منو</li>
<li>میانبر از منو: آیکون <strong>+</strong> کنار آیتم <strong>فاکتور</strong> در نوار کناری — مستقیم به <strong>افزودن فاکتور</strong> می‌رود</li>
</ol>
<p>عنوان صفحه: <strong>افزودن فاکتور</strong>. در بالای صفحه نوار تب‌ها و دکمه <strong>ذخیره فاکتور</strong> (آیکون ذخیره) را می‌بینید.</p>

<h2>پیش‌نیازها — قبل از باز کردن فرم</h2>
<p>بدون این موارد یا ذخیره فاکتور خطا می‌دهد یا ناقص می‌ماند:</p>
<ul>
<li><strong>حداقل یک شخص با نوع «مشتری»</strong> در <strong>اشخاص</strong> — در فاکتور فروش در فیلد <strong>طرف حساب</strong> انتخاب می‌شود</li>
<li><strong>حداقل یک کالا یا خدمت</strong> در <strong>کالا و خدمات</strong> ← <strong>کالا/خدمت</strong></li>
<li><strong>سال مالی</strong> تعریف‌شده در تنظیمات کسب‌وکار</li>
<li>دسترسی <strong>فاکتور</strong> (معمولاً <code>invoices.view</code> و <code>invoices.add</code>؛ برای نوع «فروش» دسترسی <code>invoice_types.sales</code>)</li>
</ul>

<h2>تنظیمات کسب‌وکار که روی فاکتور اثر می‌گذارند</h2>
<p>قبل از تمرین عملی، این تنظیمات را یک‌بار در <strong>تنظیمات</strong> بررسی کنید. مسیر هر کدام در هاب تنظیمات مشخص است:</p>

<h3>۱. شماره‌گذاری اسناد</h3>
<p><strong>تنظیمات</strong> ← <strong>فروش و اسناد</strong> ← <strong>شماره‌گذاری اسناد</strong></p>
<p>مشخص می‌کند شماره فاکتور خودکار با چه پیشوندی صادر شود. در فرم فاکتور، اگر <strong>شماره خودکار</strong> روشن باشد، سیستم شماره را از سرور رزرو می‌کند (پیام «در حال دریافت شماره...»). اگر خاموش کنید، باید خودتان شماره وارد کنید — فقط حروف انگلیسی، عدد، خط تیره و زیرخط مجاز است.</p>

<h3>۲. چاپ اسناد</h3>
<p><strong>تنظیمات</strong> ← <strong>فروش و اسناد</strong> ← <strong>چاپ اسناد</strong></p>
<p>سایز کاغذ پیش‌فرض، مهر و امضا، و فعال بودن QR اشتراک آنلاین را تعیین می‌کند. در تب <strong>تنظیمات</strong> داخل خود فاکتور هم می‌توانید برای همان فاکتور موقتاً «چاپ بعد از صدور» را عوض کنید.</p>

<h3>۳. اعتبار کاربران (مشتریان)</h3>
<p><strong>تنظیمات</strong> ← <strong>کسب‌وکار و مالی</strong> ← <strong>اعتبار کاربران</strong></p>
<p>سقف اعتبار پیش‌فرض و سیاست بررسی اعتبار هنگام فاکتور فروش. اگر مشتری از سقف عبور کند، ممکن است ذخیره متوقف شود مگر در تب تنظیمات فاکتور گزینه <strong>نادیده گرفتن اعتبار مشتری</strong> را فعال کنید.</p>

<h3>۴. فروش اقساطی</h3>
<p><strong>تنظیمات</strong> ← <strong>فروش و اسناد</strong> ← <strong>فروش اقساطی</strong></p>
<p>پلن‌های اقساط از اینجا تعریف می‌شوند. تا وقتی اینجا پلنی نسازید، تب <strong>اقساط</strong> در فاکتور فقط با فعال کردن سویچ <strong>فروش اقساطی</strong> در تب تنظیمات معنا پیدا می‌کند.</p>

<h3>۵. حواله انبار پس از ثبت فاکتور</h3>
<p><strong>تنظیمات</strong> ← <strong>فروش و اسناد</strong> (بخش حواله انبار پس از ثبت فاکتور)</p>
<p>پیش‌فرض کسب‌وکار: <strong>بدون حواله</strong>، <strong>پیش‌نویس حواله</strong>، یا <strong>حواله قطعی</strong>. در تب تنظیمات هر فاکتور می‌توانید برای همان سند در مرورگر خودتان override کنید.</p>

<h3>۶. سامانه مودیان (اختیاری)</h3>
<p>اگر افزونه مودیان فعال است: <strong>تنظیمات</strong> ← <strong>یکپارچه‌سازی‌ها</strong> ← <strong>سامانه مودیان مالیاتی</strong>. سویچ <strong>ارسال به کارپوشه مودیان</strong> در تب تنظیمات فاکتور به این اتصال وابسته است.</p>

<h2>نمای کلی صفحه «افزودن فاکتور»</h2>
<p>صفحه از چند <strong>تب</strong> تشکیل شده. برای فاکتور فروش قطعی معمولاً این ترتیب را طی می‌کنید:</p>
<ol>
<li><strong>اطلاعات فاکتور</strong> — سرصفحه: نوع، تاریخ، مشتری، ارز</li>
<li><strong>کالاها و خدمات</strong> — ردیف‌های کالا، قیمت، تخفیف، انبار</li>
<li><strong>تراکنش‌ها</strong> — فقط وقتی فاکتور <strong>قطعی</strong> است (پیش‌نویس خاموش)؛ ثبت دریافت نقدی/بانکی همان لحظه</li>
<li><strong>اضافات و کسورات</strong> — برای فروش/خرید؛ هزینه حمل، بسته‌بندی و…</li>
<li><strong>اقساط</strong> — فقط اگر <strong>فروش اقساطی</strong> در تب تنظیمات فعال باشد</li>
<li><strong>تنظیمات</strong> — انبار، چاپ، اعتبار، مودیان</li>
</ol>

<h2>تب ۱ — اطلاعات فاکتور</h2>
<p>در این تب «شناسنامه» فاکتور را می‌نویسید. دو سویچ بالای فرم:</p>
<ul>
<li><strong>پیش‌نویس</strong> — اگر روشن باشد، فاکتور در گزارش مالی قطعی لحاظ نمی‌شود تا تأیید شود (پیش‌فاکتور). برای فروش واقعی معمولاً خاموش بگذارید.</li>
<li><strong>شماره خودکار</strong> — توصیه می‌شود روشن بماند تا شماره تکراری نشود.</li>
</ul>

<h3>فیلد «نوع فاکتور» (کمبوباکس — الزامی)</h3>
<p>روی <strong>انتخاب نوع فاکتور</strong> کلیک کنید. گزینه‌ها و کاربرد هر کدام:</p>
<table>
<thead><tr><th>گزینه</th><th>کی استفاده کنیم؟</th></tr></thead>
<tbody>
<tr><td><strong>فروش</strong></td><td>فروش عادی به مشتری — موضوع این درس</td></tr>
<tr><td><strong>برگشت از فروش</strong></td><td>مشتری کالا را پس داده؛ موجودی برمی‌گردد</td></tr>
<tr><td><strong>خرید</strong></td><td>خرید از تأمین‌کننده — فیلد «تأمین‌کننده» به‌جای طرف حساب</td></tr>
<tr><td><strong>برگشت از خرید</strong></td><td>برگرداندن کالا به تأمین‌کننده</td></tr>
<tr><td><strong>ضایعات</strong></td><td>خروج کالای آسیب‌دیده از انبار بدون طرف حساب فروش</td></tr>
<tr><td><strong>مصرف مستقیم</strong></td><td>مصرف داخلی کالا</td></tr>
<tr><td><strong>تولید</strong></td><td>تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی — نیاز به فرمول تولید</td></tr>
</tbody>
</table>
<p>برای درس امروز: <strong>فروش</strong> را انتخاب کنید.</p>

<h3>شماره فاکتور (الزامی)</h3>
<p>با <strong>شماره خودکار</strong>: سیستم شماره رزرو می‌کند. اگر خطا دیدید «شماره فاکتور هنوز آماده نیست»، دکمه <strong>تلاش مجدد</strong> را بزنید. با شماره دستی: مثال <code>INV-2024-001</code>.</p>

<h3>تاریخ فاکتور و تاریخ سررسید</h3>
<ul>
<li><strong>تاریخ فاکتور</strong> * — تاریخ ثبت سند؛ روی گزارش‌های روزانه اثر دارد</li>
<li><strong>تاریخ سررسید</strong> — برای فروش نسیه؛ اگر نقدی است می‌توانید خالی بگذارید</li>
</ul>

<h3>طرف حساب (کمبوباکس — برای فروش الزامی)</h3>
<p>مشتری را جست‌وجو و انتخاب کنید. کنار نام، <strong>مانده مالی</strong> (بدهکار/بستانکار) نمایش داده می‌شود. اگر مشتری در لیست نیست:</p>
<ol>
<li>از همان کمبوباکس گزینه افزودن سریع (در صورت وجود) یا</li>
<li>به <strong>اشخاص</strong> بروید، <strong>افزودن شخص</strong>، نوع <strong>مشتری</strong> را تیک بزنید، ذخیره، سپس برگردید</li>
</ol>
<p>وقتی مشتری انتخاب شد، اگر اعتبار فعال باشد پیام‌هایی مثل «کنترل اعتبار فعال» و «اعتبار باقیمانده تقریبی» می‌بینید.</p>

<h3>ارز فاکتور</h3>
<p>پیش‌فرض معمولاً ریال است. اگر کسب‌وکار چندارزی است، ارز را عوض کنید و در صورت نمایش، <strong>نرخ ارز</strong> را از لیست نرخ‌های ثبت‌شده انتخاب کنید.</p>

<h3>پروژه، ارجاع، فروشنده</h3>
<ul>
<li><strong>پروژه</strong> — اگر پروژه‌محور کار می‌کنید؛ در گزارش‌ها فیلتر پروژه دارید</li>
<li><strong>ارجاع</strong> — شماره سفارش مشتری، مثلاً <code>PO-2024-001</code></li>
<li><strong>فروشنده/بازاریاب</strong> — شخصی با نوع بازاریاب/فروشنده؛ برای محاسبه پورسانت</li>
<li><strong>نوع کارمزد</strong> — <strong>درصدی</strong> یا <strong>مبلغی</strong>؛ سپس درصد یا مبلغ کارمزد</li>
</ul>

<h3>برچسب‌ها و شرح فاکتور</h3>
<ul>
<li><strong>برچسب‌ها</strong> — دسته‌بندی داخلی؛ با <strong>برچسب جدید</strong> می‌سازید</li>
<li><strong>شرح فاکتور</strong> — توضیح آزاد؛ روی چاپ می‌آید</li>
</ul>

<h2>تب ۲ — کالاها و خدمات</h2>
<p>قلب مبلغ فاکتور اینجاست. جدول ستون‌ها: <strong>#</strong> | <strong>کالا و خدمات</strong> | <strong>تعداد/واحد</strong> | <strong>انبار</strong> (اگر کنترل موجودی فعال) | <strong>قیمت واحد</strong> | <strong>مبلغ کل</strong></p>

<h3>افزودن ردیف</h3>
<p>دکمه <strong>افزودن</strong> (۱، ۲، ۵ یا ۱۰ ردیف). میانبرها: <strong>F2</strong>، <strong>Ctrl+Shift+N</strong>، <strong>Q+I</strong> (بسته به تنظیم شخصی).</p>
<ol>
<li>در ستون کالا، نام یا کد را تایپ کنید و از لیست انتخاب کنید</li>
<li><strong>تعداد</strong> را وارد کنید — باید بزرگ‌تر از صفر باشد</li>
<li><strong>قیمت واحد</strong> — معمولاً از قیمت فروش کالا پر می‌شود؛ در صورت دسترسی قابل ویرایش است</li>
<li>در صورت نیاز <strong>شرح (اختیاری)</strong> برای همان ردیف</li>
<li><strong>تخفیف</strong> — نوع <strong>درصد</strong> یا <strong>مبلغ</strong></li>
<li><strong>مالیات</strong> — درصد و مبلغ مالیات ردیف</li>
<li>اگر کالا <strong>کنترل موجودی</strong> دارد و حواله انبار فعال است، <strong>انبار</strong> ردیف را انتخاب کنید — در غیر این صورت خطا: «انبار ردیف N الزامی است»</li>
</ol>

<h3>تخفیف کلی فاکتور</h3>
<p>پایین جدول کارت <strong>تخفیف کلی فاکتور</strong>: نوع <strong>درصدی</strong> یا <strong>مبلغ</strong>، سپس مقدار. روی جمع نهایی اثر می‌گذارد (جدا از تخفیف هر ردیف).</p>

<h3>جمع‌های پایین صفحه</h3>
<p>چیپ‌های <strong>جمع مبلغ</strong>، <strong>جمع تخفیف</strong>، <strong>جمع مالیات</strong>، <strong>جمع کل</strong> را قبل از ذخیره با ماشین‌حساب خودتان مقایسه کنید.</p>

<h2>تب ۳ — تراکنش‌ها (فقط فاکتور قطعی)</h2>
<p>اگر <strong>پیش‌نویس</strong> خاموش باشد، این تب باز است. برای فروش نقدی همان لحظه:</p>
<ol>
<li>یک ردیف تراکنش دریافت اضافه کنید</li>
<li>حساب <strong>صندوق</strong> یا <strong>حساب بانکی</strong> را انتخاب کنید</li>
<li>مبلغ را برابر جمع فاکتور (یا بخشی از آن برای پیش‌پرداخت) بگذارید</li>
</ol>
<p>اگر این تب را خالی بگذارید، فاکتور ثبت می‌شود ولی مشتری <strong>بدهکار</strong> می‌ماند تا بعداً در <strong>دریافت و پرداخت</strong> تسویه کنید.</p>

<h2>تب ۴ — اضافات و کسورات</h2>
<p>برای فاکتور فروش/خرید. مثال‌ها: هزینه حمل (اضافه)، تخفیف ویژه سر فاکتور (کسر). هر ردیف به یک حساب از جدول حساب وصل می‌شود. اگر حساب اشتباه انتخاب شود، validation خطا می‌دهد.</p>

<h2>تب ۵ — اقساط (اختیاری)</h2>
<p>فقط وقتی در تب <strong>تنظیمات</strong> سویچ <strong>فروش اقساطی</strong> روشن باشد. جزئیات در درس جداگانه «فروش اقساطی» آمده است.</p>

<h2>تب ۶ — تنظیمات (داخل خود فاکتور)</h2>

<h3>فروش اقساطی</h3>
<p>سویچ <strong>فروش اقساطی</strong> — با فعال شدن، تب اقساط ظاهر می‌شود و طرح اقساط همراه فاکتور ذخیره می‌شود.</p>

<h3>حواله انبار پس از ثبت</h3>
<p>سه حالت (دکمه‌های segmented):</p>
<table>
<thead><tr><th>حالت</th><th>معنی</th><th>کی مناسب است؟</th></tr></thead>
<tbody>
<tr><td><strong>بدون حواله</strong></td><td>فقط فاکتور؛ موجودی عوض نمی‌شود</td><td>خدمات بدون موجودی، یا انبار جداگانه بعداً</td></tr>
<tr><td><strong>پیش‌نویس حواله</strong></td><td>حواله ساخته می‌شود ولی قطعی نیست</td><td>انباردار بعداً تأیید می‌کند</td></tr>
<tr><td><strong>حواله قطعی</strong></td><td>با ذخیره فاکتور، موجودی فوراً کم می‌شود</td><td>فروشگاهی که موجودی لحظه‌ای مهم است</td></tr>
</tbody>
</table>
<p>اگر حواله فعال است: <strong>انبار کلی (سطح سند)</strong> — اگر ردیف‌ها انبار نداشته باشند از این انبار استفاده می‌شود.</p>

<h3>نادیده گرفتن اعتبار مشتری</h3>
<p>فقط فاکتور <strong>فروش</strong>. با روشن کردن، سقف اعتبار برای این فاکتور خاص اعمال نمی‌شود (مثلاً با تأیید مدیر).</p>

<h3>چاپ فاکتور بعد از صدور</h3>
<p>با فعال شدن: <strong>سایز کاغذ</strong> (A4، A5، A6، یا فیش ۶ / ۸ / ۱۰ سانتی‌متر)، <strong>جهت چاپ</strong> (عمودی/افقی — برای فیش همیشه عمودی)، <strong>نمایش مهر و امضا</strong>، <strong>QR نمایش آنلاین</strong> (اگر در تنظیمات کسب‌وکار مجاز باشد)، <strong>قالب چاپ</strong> (قالب‌های A4 جدا از قالب‌های فیش پرینتر هستند).</p>
<p>سایز فیش برای چاپگر حرارتی رولی است: عرض ثابت و چند صفحه پشت‌سرهم. قالب فیش را می‌توانید در <strong>استودیو قالب چاپ</strong> با کاربرد «فاکتور (فیش پرینتر)» طراحی کنید.</p>

<h3>ارسال به کارپوشه مودیان</h3>
<p>اگر یکپارچه مودیان فعال است، فاکتور پس از ثبت در صف ارسال قرار می‌گیرد.</p>

<h2>مثال عملی — فروش یک لپ‌تاپ نقدی</h2>
<p><strong>سناریو:</strong> مشتری «شرکت رایان» یک لپ‌تاپ ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی می‌خرد و نقد صندوق می‌پردازد.</p>
<ol>
<li><strong>فاکتور</strong> ← <strong>+</strong> / <strong>افزودن فاکتور</strong></li>
<li>تب اطلاعات: نوع <strong>فروش</strong>؛ پیش‌نویس <strong>خاموش</strong>؛ شماره خودکار <strong>روشن</strong>؛ تاریخ امروز؛ طرف حساب «شرکت رایان»</li>
<li>تب کالاها: یک ردیف — کالا «لپ‌تاپ ۱۵ اینچ»، تعداد ۱، قیمت ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰، انبار «انبار مرکزی» (اگر حواله فعال است)</li>
<li>تب تراکنش‌ها: دریافت ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ به <strong>صندوق</strong> اصلی</li>
<li>تب تنظیمات: <strong>حواله قطعی</strong> (اگر می‌خواهید موجودی همان لحظه کم شود)</li>
<li><strong>ذخیره فاکتور</strong></li>
</ol>
<p><strong>انتظار:</strong> پیام «فاکتور با موفقیت ثبت شد»؛ در لیست فاکتورها سند قطعی؛ مانده مشتری رایان تغییر نکرده (نقدی)؛ موجودی لپ‌تاپ ۱ عدد کم شده؛ در صندوق ۵۰ میلیون اضافه شده.</p>

<h2>ذخیره فاکتور — چه زمانی خطا می‌گیرید؟</h2>
<p>پیام‌های رایج (دقیقاً از برنامه):</p>
<ul>
<li>«نوع فاکتور الزامی است» — نوع را انتخاب کنید</li>
<li>«تاریخ فاکتور الزامی است»</li>
<li>«ارز فاکتور الزامی است»</li>
<li>«شماره فاکتور الزامی است» / «در حال آماده‌سازی» / «هنوز آماده نیست»</li>
<li>«حداقل یک ردیف کالا/خدمت وارد کنید»</li>
<li>«انتخاب طرف حساب الزامی است» — برای فروش مشتری انتخاب نشده</li>
<li>«تعداد ردیف N باید بزرگ‌تر از صفر باشد»</li>
<li>«انبار ردیف N الزامی است» — حواله فعال ولی انبار خالی</li>
<li>«هشدار: مبلغ فاکتور صفر است» — دیالوگ تأیید: <strong>بله، ثبت کن</strong> یا <strong>انصراف</strong></li>
</ul>
<p>پس از موفقیت: «فاکتور با موفقیت ثبت شد». اگر چاپ بعد از صدور فعال باشد، PDF باز یا دانلود می‌شود.</p>

<h2>نتیجه مورد انتظار — چک‌لیست بعد از ذخیره</h2>
<ul>
<li>فاکتور در <strong>فاکتور</strong> ← لیست با نوع فروش و وضعیت قطعی دیده شود</li>
<li>با باز کردن جزئیات، ردیف‌ها و جمع‌ها درست باشد</li>
<li>در <strong>اشخاص</strong> ← مانده مشتری (اگر نسیه) به‌روز شده باشد</li>
<li>در <strong>گزارش‌ها</strong> ← فروش روزانه، این فاکتور در تاریخ صحیح باشد</li>
<li>اگر حواله قطعی بود: در <strong>انبارداری</strong> ← <strong>حواله‌های انبار</strong> سند مرتبط وجود داشته باشد</li>
</ul>

<h2>عیب‌یابی رایج</h2>
<ul>
<li><strong>علائم:</strong> دکمه ذخیره غیرفعال — <strong>علت:</strong> شماره خودکار هنوز رزرو نشده — <strong>راه‌حل:</strong> صبر کنید یا «تلاش مجدد»؛ یا شماره دستی وارد کنید</li>
<li><strong>علائم:</strong> «انتخاب طرف حساب الزامی» — <strong>علت:</strong> مشتری انتخاب نشده — <strong>راه‌حل:</strong> طرف حساب را از combobox انتخاب کنید</li>
<li><strong>علائم:</strong> خطای اعتبار — <strong>علت:</strong> سقف اعتبار — <strong>راه‌حل:</strong> در تب تنظیمات «نادیده گرفتن اعتبار» یا افزایش سقف در اشخاص/تنظیمات اعتبار</li>
<li><strong>علائم:</strong> «انبار ردیف الزامی» — <strong>علت:</strong> حواله فعال بدون انبار — <strong>راه‌حل:</strong> انبار هر ردیف یا انبار کلی سند را پر کنید</li>
<li><strong>علائم:</strong> موجودی کافی نیست — <strong>علت:</strong> حواله قطعی با موجودی منفی ممنوع — <strong>راه‌حل:</strong> موجودی را اصلاح یا حواله را پیش‌نویس کنید</li>
<li><strong>علائم:</strong> نوع فاکتور قفل است — <strong>علت:</strong> ارسال به مودیان یا وضعیت سند — <strong>راه‌حل:</strong> فاکتور جدید بزنید یا از برگشت از فروش استفاده کنید</li>
</ul>

<h2>گام بعدی یادگیری</h2>
<ul>
<li>فروش نسیه بدون تب تراکنش‌ها ← بعداً <strong>دریافت و پرداخت</strong></li>
<li>فروش خرده‌سری سریع ← درس <strong>فروش سریع</strong></li>
<li>فروش اقساطی ← درس <strong>فروش اقساطی</strong></li>
</ul>